Brasília – A Procuradoria Estadual de Prerrogativas da OAB de Minas Gerais participou de vistoria nos arquivos da Comarca de Belo Horizonte. Os trabalhos foram determinados pelo Conselho Nacional de Justiça para adequação dos locais de armazenagem ao Proname (Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário). Após a vistoria, os participantes reuniram-se com o presidente do Tribunal de Justiça de Minas Gerais, desembargador Joaquim Herculano Rodrigues.
Participaram da vistoria da procuradora estadual de prerrogativas de Minas Gerais, Cintia Ribeiro de Freitas, juntamente com os delegados de prerrogativas Marcos Aurélio de Souza, José Ignácio Santos de Paula, Cristiano Elderson, Cristiano Volpi e Enio Biaggi. O grupo contou também com representantes do Poder Judiciário do Estado.
“É importante a participação da OAB porque se olha a questão do ponto de vista da advocacia. O advogado é muito prejudicado pela dificuldade de acesso aos autos arquivados”, afirma José Luiz Wagner, procurador nacional de prerrogativas da OAB. “Procedimentos como este, de verificação das condições desses processos, vai permitir medidas saneadoras das dificuldades hoje encontradas.”
Diversas leis guiam o trabalho de armazenagem de documentos públicos, que deve ser feita e mantida pelo poder público. No caso do judiciário, o CNJ prevê, entre outros itens, a integração dos tribunais no Fórum de Gestão Documental, a padronização dos processos de trabalho com Tabelas de Temporalidade de Documentos Unificados do Poder Judiciário e a preservação e a divulgação dos documentos de valor histórico.
Por meio do Proname, o CNJ recomenda a manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro, além da avaliação, classificação e descrição dos mesmos, visando preservar as informações indispensáveis à administração das instituições. A vistoria acompanhada pela OAB-MG foi realizada no dia 29 de janeiro deste ano e contemplou três arquivos da Comarca de Belo Horizonte, todas administrados pelo TJMG: Unidade Camargos, Unidade TCI/Gerência de Arquivo e Tratamento da Informação Documental e Unidade CEOP.
As condições variaram entre as unidades, mas no geral são boas e permitem a correta manutenção dos documentos e processos judiciais. O melhor arquivo é da TCI, que possui estanteria e rigoroso sistema de segurança e prevenção contra incêndios. Já a Unidade Camargos, por funcionar juntamente com a gráfica e o almoxarifado do TJMG, possui por problemas de segurança pela presença de material inflamável.
Outro ponto negativo, constatado pela vistoria realizada pela Procuradoria Estadual de Prerrogativas da OAB-MG com representantes do Poder Judiciário daquele Estado, é a forma de acondicionamento dos processos em Camargos e na CEOP: em maços e fora de caixas, o que colabora para a deterioração. Na TCI, a falta de indexação dificulta a localização de cerca de 500 mil processos. A falta da efetivação de uma tabela de temporalidade atrasa o descarte de processos antigos e causa a superlotação de algumas unidades.
Em reunião com os membros da vistoria, o presidente do TJMG, desembargador Joaquim Herculano Rodrigues, prometeu aumentar o efetivo de funcionários que trabalham na indexação dos processos da Unidade TCI. Também anunciou a abertura de licitação para compra de estantes para todos os arquivos, além de ressaltar o compromisso do tribunal com a adequação ao Processo Judicial Eletrônico.